In geval de deelnemer het niet eens is met de gang van zaken gedurende de Opleiding Vertrouwens-persoon, bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen. Onder een klacht kan worden begrepen; iedere uiting van ongenoegen over een gedraging van een Assadaaka medewerker tijdens de Opleiding Vertrouwenspersoon, die niet direct wordt opgelost, of niet naar tevredenheid is opgelost.

1 Doel van het klachtenreglement

Het op een zorgvuldige wijze afhandelen en registeren van klachten, het wegnemen van oorzaken en het nemen van adequate maatregelen om herhaling in de toekomst te voorkomen.

2 Wijze van indienen

De deelnemer heeft het recht om schriftelijk een klacht in te dienen over de gevolgde procedure tijdens de Opleiding Vertrouwenspersoon en/of een gedraging van een medewerker of één van de uitvoerders gedurende de Opleiding.

3 De klachtenbehandelaar

De Geestelijk Verzorger van de Assadaaka Community functioneert als de enige klachtbehandelaar.

4 Ontvangst en registratie van de klacht

De schriftelijke klacht wordt ingediend. De klachtbehandelaar registreert de klacht.
Bij onduidelijkheden met betrekking tot de inhoud van de klacht wordt door of namens de klachtenbehandelaar contact opgenomen met de klager.
Het originele exemplaar wordt gedigitaliseerd en in een digitaal klachtendossier opgeborgen. Het originele exemplaar van de schriftelijke klacht wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer.

5 Bevestigen van de klacht

Door of namens de klachtenbehandelaar wordt binnen 6 werkdagen een ontvangstbevestiging verzonden, waarin is opgenomen: - een korte omschrijving va de klacht; - de verdere afhandeling van de klacht; - de afhandeling termijn van 6 weken.
De verzending van de bevestiging wordt geregistreerd in het digitale klachtendossier.

6 Ontvankelijkheid

De klachtenbehandelaar is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging of op een gevolgde procedure:
a. waarover al eerder door of namens de deelnemer een klacht is ingediend;
b. die langer dan een maand voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest.

Het niet behandelen van de klacht leidt tot een niet ontvankelijkheidverklaring.
De deelnemer wordt binnen 6 werkdagen schriftelijk van de niet ontvankelijkheid van de klacht op de hoogte gebracht.

7 Behandelen van de klacht

Door of namens klachtenbehandelaar wordt onderzoek gedaan of de klacht gegrond dan wel niet gegrond is.

8 Onderzoek en afhandeling van de klacht

Door of namens de klachtenbehandelaar wordt de ontvangen klacht overlegd aan de betrokken medewerker.
De betrokken medewerker reageert schriftelijk op de klacht.

Na onderzoek bepaalt de klachtenbehandelaar of de klacht gegrond of ongegrond is.
Door of namens de klachtenbehandelaar wordt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover evenals van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Alle documenten worden gedigitaliseerd en in een digitaal klachtendossier opgeborgen. De originele exemplaren worden gearchiveerd. Van alle documenten die betrekking hebben op de klacht worden kopieën gemaakt, die in het dossier van de betrokken deelnemer worden gevoegd.

9 Maatregelen

Indien de klacht gegrond is, besluit de klachtenbehandelaar, aan de ernst van de klacht, de aanwijsbare oorzaak en de verantwoordelijkheid of er een correctie, genoegdoening en/of een vervangende dienst wordt aangeboden.

Door of namens de klachtenbehandelaar wordt de deelnemer gepeild of hij tevreden is met de maatregel en/of de genoegdoening. Dit wordt schriftelijk bevestigd, waarna de klacht is afgedaan.
Bij gebleken ontevredenheid wordt onderzocht of een nieuw aanbod wenselijk is. Dit wordt schriftelijk bevestigd, waarna de klacht als afgedaan wordt beschouwd.
De klachtenbehandelaar draagt zorg voor de afhandeling van datgene dat afgesproken is met de deelnemer.

10 Termijn

De klacht wordt afgehandeld door de klachtenbehandelaar binnen 6 weken na verzending van de ontvangstbevestiging aan de klager.
De geldende termijn voor de afhandeling van de klacht mag, met redenen omkleed, éénmaal met drie weken verlengd worden.

11 Beroep

Een uitspraak of besluit van de klachtbehandelaar is bindend, beroep is niet mogelijk.

12 Rapportage

De klachtenbehandelaar analyseert ieder jaar de klachten, waarbij wordt beoordeeld of: - er trends zichtbaar zijn; - corrigerende maatregelen tot tevredenheid hebben geleid; - maatregelen tot verbetering hebben geleid. De jaarlijkse klachtenanalyse maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid van de Assadaaka Community

Aldus vastgesteld door het Bestuur van de Stichting Assadaaka Community,

Amsterdam, den 28-sten februari 2021

Ahmed El Mesri, voorzitter

Klachtenreglement
Opleiding Vertrouwenspersonen
Assadaaka Community
25 februari 2021
Rabbijn Simon Bornstein, geestelijk verzorger